CDU-Antrag zur Umsetzung der vom Rechnungsprüfungsamt vorgeschlagenen Maßnahmen

Antrag:

Die CDU-Fraktion beantragt in der kommenden Ratssitzung am 26.09.2024  die Umsetzung der vom Rechnungsprüfungsamt vorgeschlagenen Maßnahmen Nr. 1 – 6.

Begründung:

Erhaltene Zuwendungen sind öffentlich-rechtliche Geldleistungen des Bundes oder Landes an Stellen außerhalb der Bundes- und Landesverwaltung zur Erfüllung bestimmter Zwecke. Es handelt sich somit um freiwillige Leistungen, auf die der Antragstellende zum Beispiel die antragstellende Kommune, keinen Rechtsanspruch hat. Die erhaltenen Zuwendungen haben den Vorteil, den kommunalen Haushalt zu entlasten. Mit ihnen geht jedoch auch ein finanzielles Risiko einher. Bei einem Verstoß gegen das Regelwerk für die erhaltene Zuwendung wie beispielsweise das nicht fristgerechte Einreichen eines Verwendungsnachweises oder bei einem Verstoß gegen das Vergaberecht kann es zu Konsequenzen für die Stadt kommen. Der Zuschussgeber kann noch ausstehende Zahlungen sowie weitere Bewilligungen zurückstellen. Im schlimmsten Fall kann es zu einem Widerruf der Zuwendung kommen, sodass die Stadt verpflichtet ist die Zuwendung zuzüglich Zinsen zurückzuzahlen.

Bei der Stadt Monheim am Rhein gibt es kein zentrales Zuwendungsmanagement, sondern die einzelnen Bereiche beantragen die jeweils passenden Zuwendungen selbst. Somit haben fast alle Bereiche Berührungspunkte mit dem Thema Zuwendungen. Die Gesamtheit der Zuwendungen deckt ein großes Themenspektrum ab - von sozialen Projekten bis hin zu Bauprojekten. Das Zuwendungsvolumen der Stadt beträgt dabei mehrere Millionen Euro - sowohl für laufende (nicht investive) Zwecke als auch für investive Zwecke.  Zuwendungen für laufende Zwecke beliefen sich im Jahr 2022 auf einen Betrag von 26.514.211,69 EUR. Die Zuwendungen für investive Zwecke beliefen sich im Jahr 2022 auf 9.535.262,62 EUR. Die Sachbearbeiter der einzelnen Bereiche erledigen den Prozess von der Antragstellung bis hin zum Nachweis im Wesentlichen selbständig. Häufig hat die Sachbearbeitung nur zufällig von der jeweiligen Förderung erfahren und hat keinen richtigen Überblick darüber, welche Fördertöpfe für ihren Bereich existieren. Wenn Zuwendungen nur einmalig oder selten beantragt werden, fehlt die Routine. Durch die fehlende Praxis können sich unter anderem Probleme bei der Antragstellung, bei der Mittelanforderung beziehungsweise der Dokumentation als Nachweis und der richtigen Buchung ergeben.

Die Mitarbeiter der Stadt Monheim sollen bestmöglich dabei unterstützt werden Zuwendungsmöglichkeiten zu identifizieren und die erhaltenen Zuwendungen ordnungsgemäß und rechtssicher zu bearbeiten, um finanzielle Risiken für die Stadt Monheim zu minimieren. Das Rechnungsprüfungsamt hat deshalb die folgenden Maßnahmen empfohlen:

1. Die Organisation einer Inhouse-Schulung zu der Thematik Zuwendungen um den Bereichen Grundkenntnisse zu vermitteln bzw. um diese auf den gleichen Wissensstand zu bringen.

2. Die Benennung einer zentralen Ansprechperson im Bereich 20 Finanzen, die die Bereiche bei Fragen zum Thema Zuwendungen unterstützt und gegebenenfalls über bestehende Fördertöpfe informiert.

3. Das Einrichten eines Postfachs, an welches die Bereiche im Falle einer Antragstellung eine kurze E-Mail zur Information verschicken und welches durch die zentrale Ansprechperson betreut wird.

4. Das Erstellen von Handreichungen und Checklisten über Thematiken, die auf alle Zuwendungen zutreffen. Zum Beispiel wie die Zuwendungen richtig zu buchen sind und in welchen Fällen eine Rückstellung gebildet werden muss.

5. Im Rahmen der Jahresabschlussverfügung sollten die Bereiche noch einmal auf ihre Mitteilungspflichten hinsichtlich der erhaltenen Zuwendungen erinnert werden.

6. Das Erstellen einer Handreichung zu der Thematik Vergaberecht, aus der hervorgeht, welche vergaberechtlichen Grundsätze für die Zuwendungsthematik greifen.